Hvordan arrangere arrangementer fysiske arrangementer

1. Noen spørsmål å stille seg selv først

Hva skal jeg arrangere?

2. Omfang av arrangementet

  • Finnes det et budsjett/penger til dette?
  • Hvem er det for: Medlemmer / Dommere / Potensielle nye medlemmer
  • Målgruppe: Lokale / Regionalt / Nasjonalt
  • Tidspunkt
    • Fra og til klokka
  • Lokale du skal benytte
    • Må bookes inn først.
    • Sjekk opp ang skjenkebevilling
  • Premiering
    • Snakk med samarbeidspartnere
      • For lokale arrangement, kontakt lokal samarbeidspartner før du tar kontakt med det landsdekkende samarbeidspartner
    • For flaskekonkurranser og Publikums favoritt er det vanlig med gavekort:
      • 1. plass  XXX kroner
      • 2. plass  XXX kroner
      • 3. plass  XXX kroner

3. Informer om arrangementet

  • Tidspunkt
    • I passe tid før. For flaskekonkurranser kan dette være mange uker før.
      For små sosiale øltreff kan dette være bare noen uker før
  • Alle arrangement skal:
    • Opprettes i Hoopla
    • Publiseres på https://norbrygg.no/events  
    • Informeres fra Hypersys til medlemmer i fylket om målgruppen er medlemmer i fylket
  • Lokal annonsering kan være:
    • Publisering på egen Facebookside
    • Mail fra Hypersys til alle medlemmer som er i målgruppen
    • SMS fra Hypersys til alle medlemmer som er i målgruppen

4. Hoopla

  • Tilgang til Hoopla
    • Tillitsvalgte som publiserer jevnlig har tilgang til å opprette arrangementer selv.
    • Ta kontakt via publisering@norbrygg.no om du ikke har tilgang
  • Muligheter i Hoopla
    • Kan ha flere typer billetter til et arrangement
    • Kan ha forskjellige start/slutt -tidspunkt for forskjellige billetter
    • Kan ha skjulte typer billetter for spesielle behov.
    • Kan benyttes til å innhente informasjon fra deltakere. Medlemsnummer f.eks om det er arrangementer kun for medlemmer. Matallergier, øltyper, transportbehov, osv…
  • Informasjon du må legge inn eller sende pr mail til publisering@norbrygg.no
    • Navn på arrangementet, gjerne noe så folk forstår hvor i landet det skjer
    • Informasjon om arrangementet. Hva kan den som deltar forvente
    • Tidsrom; Fra og til
    • Adresse om det er fysisk arrangement
    • Billettyper, salgsperiode
    • Antall plasser tilgjengelig pr. billettype
    • Bilde som beskriver arrangementet på en god måte
    • Er det arrangement kun for medlemmer eller for andre også
    • Lurt å legge på “Kjøpte billetter refunderes ikke”

5. Publisering på norbrygg.no/events

  • Tilgang til å publisere på norbrygg.no
    • Tillitsvalgte som publiserer jevnlig har tilgang til å publisere selv
    • Ta kontakt via publisering@norbrygg.no om du ikke har tilgang
  • Informasjon du må legge inn eller sende pr mail til publisering@norbrygg.no
    • Navn på arrangement
    • Informasjon om hva arrangementet går ut på. 
    • Innsalg; hva kan den som deltar forvente seg?
    • Adresse
    • Tidsrom; Fra og til
    • Hvem er arrangementet for 
    • Kontaktperson ved spørsmål. Her er en epost-adresse helt topp.
    • Link til Hoopla-arrangement og/eller en link til arrangementets nettside.

6. Planlegg arrangementet i mer detalj

  • Tilgang på lokalet, nøkkel osv… Hvor lenge har du det…
  • Transport til og fra?
  • Nødvendig utstyr bestilles inn, f.eks:
    • Usmakspiller
    • Luktekopper
    • Festivalglass (små glass er lurt) Bestilles ved å sende en mail til XXX@norbrygg.no
    • Øl
    • Mat
    • Annet praktisk utstyr
  • Tidsplan/Logistikk planlegges
  • Medhjelpere under arrangementet

7. Informer mer rett før

  • Send eventuelt ut en ny mail til medlemmer hvor du informerer på nytt om arrangementet.
    • Er det fullt så er det lurt å høre om noen ikke har tenkt å komme
    • Er det lite påmeldte så kan det være lurt å informere om at om ikke flere melder seg på så blir det avlyst.
  • Om du vil ha info sendt ut til nabofylker så sender du informasjon til publisering@norbrygg.no så vil det bli sendt ut
  • Om du vil ha publisert noe på Instagram under arrangementet så må dette avtales med XXX

8. Gjennomfør arrangementet

  • Ta bilder under arrangementet og send tekst og bilder til publisering@norbrygg.no for en nyhetssak til norbrygg.no
  • Publiser gjerne også på egen Facebook-side

Skroll til toppen