Denne siden omhandler utgiftsrefusjon for frivillige i Norbrygg som har utlegg i forbindelse med arrangement eller reise i Norbrygg-sammenheng. Først ser du retningslinjene for utgiftsrefusjon, før du finner praktisk informasjon om hvordan du fyller ut og sender inn skjemaet.
Retningslinjer for utgiftsrefusjon i Norbrygg
Vedtatt: Styremøte Norbrygg, 29.06.2016. Sist oppdatert: 29.06.2016
Følgende retningslinjer for utgiftsrefusjon i forbindelse med reiser gjelder for frivillige i Norbrygg. Det benyttes egne skjemaer for utgiftsrefusjon og kjøregodtgjørelse.
Refusjon av reiseutgifter kan gis til:
- Sentralstyremedlemmer
- Landsmøterepresentanter/medlemmer av fylkesstyret
- Komitémedlemmer
- Dommere
- Frivillige i forbindelse med et arrangement
Alle utlegg skal godkjennes av budsjettansvarlig i forkant, og forutsetter at det aktuelle arrangementet har budsjettrammer for slike utgifter.
Billigste mulige alternativ skal benyttes ved reise i forbindelse med Norbrygg-arrangementer.
Hvis ikke kravene som fremkommer i veiledning blir innfridd, kan reiseregningen bli returnert og refunderes ikke før alle krav er oppfylt. Ved fravær fra møte, samling, stevne osv. må legeattest fremlegges for å få refusjon for transport og overnattingskostnader. I motsatt fall må den enkelte selv forestå kostnadene.
Krav til utfylling av refusjon-skjema:
Se oversikten nedenfor.
Frist for innsending:
Det sendes inn en reiseregning for hver tjenestereise snarest etter endt reise og senest innen utgangen av påfølgende måned. Reiseregninger som innkommer etter dette, er foreldet og kan avvises.
Reiseoppgjør:
Med mindre noe annet er oppgitt er den reisende selv ansvarlig for å bestille fly/hotell o.l. Reiser for foreningens regning skal i prinsippet belastes etter rimeligste reisemåte.
Reiser foretatt uten forhåndssamtykke blir først å regne som tjenestereiser når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen.
Myndighet:
Den som har myndighet til å beordre tjenestereiser er styrets leder, nestleder eller personen som er ansvarlig for prosjektets eller arrangementets budsjett.
Fly/tog o.a.:
Skal bestilles i god tid slik at kostnadene blir lavest mulige. Det skal bestilles økonomibilletter så lenge dette er mulig. Originale billetter vedlegges reiseregningen – kopi når det er benyttet elektronisk billett.
Taxi:
Bruk av taxi skal begrenses til et minimum.
Personbil:
Bruk av personbil dekkes per kjørt kilometer, samt faktiske kostnader for ferge, bompenger og parkering. Norbrygg følger satsene for skattefri kjøregodtgjørelse.
Diett og bespisning:
Norbrygg dekker ikke diett. Individuelle matutgifter fra restauranter dekkes kun i forbindelse med arrangementer som innebærer krav om overnatting. Dette skal da være avklart på forhånd.
Servering til møtedeltakere, frivillige, eller tilsvarende skal ordnes felles av arrangøren av samlingen/møtet/arrangementet.
Det er kun mat, og eventuell drikke til maten som dekkes. Generelt så begrenses det til to drikke-enheter per person per måltid (gjelder ikke frokost). Egne øl/barregninger dekkes ikke av Norbrygg.
Overnatting:
Er det behov for overnatting i forbindelse Norbrygg-arrangement eller samlinger dekkes rimeligste tilgjengelige alternativ. Norbrygg dekker ikke overnatting for parter/reisefølge.
Er det organisert felles-bestilling av hotell i forbindelse med et arrangement skal dette alternativet benyttes.
Forskudd:
Det er ikke mulighet for forskudd på reisepenger. Samtlige reiser dekkes mot kvittering og utfylt refusjonsskjema i etterkant.
Telefon:
Eventuell telefondekning skal godkjennes av budsjettansvarlig for det gjeldende prosjektet/.
Tapt lønn:
Norbrygg dekker ikke tapt arbeidsfortjeneste.
Innsending av skjema for refusjon
Norbrygg bruker følgende skjema for refusjon av utlegg:
Refusjon av kjøregodtgjørelse og utlegg føres begge i samme skjema. Det er kun hvis du skal ha refundert kjøregodtgjørelse du trenger å oppgi personnummer.
Hvis du er i tvil om du kan få refundert kostnadene til en aktivitet/reise, så sjekk med fylkesstyreleder eller sentralstyret før du pådrar deg noen kostnader. Generelt skal pengebruk godkjennes på forhånd, med mindre annet er avtalt. Retningslinjer for utgiftsrefusjon i Norbrygg finnes ovenfor.
Alle utgifter skal ha bilag, som regel i form av kvittering. Unntaket er for kjøregodtgjørelse og bompenger.
Hvis du har mulighet, kan du få leverandøren til å sende en faktura til Norbrygg så slipper du å legge ut. Se mer informasjon om fakturering på Sende faktura til Norbrygg.
For utlegg som skal refunderes i forbindelse med arbeid i fylkeslag, skal dette sendes til leder i fylkesstyret for godkjenning. For utlegg knyttet til dommeraktiviteter (smakssamlinger osv.) sendes dette til domkom@norbrygg.no for godkjenning. Dommerkomiteen sender deretter dette videre til faktura@norbrygg.no. Andre utlegg og fakturaer sendes til faktura@norbrygg.no. Ledere i fylkesstyret sender sine utlegg direkte til faktura@norbrygg.no.
Framgangsmåte for utfylling og innsending er som følger:
- Fyll ut reiseregningsskjemaet.
- Beskriv hva utlegget gjelder, samt hvilket prosjekt- eller avdelingsnummer det skal føres på (hvis du har dette tilgjengelig)
- Pass på at all informasjon blir med. Du trenger kun å føre på personnummer dersom du skal ha refundert kjøregodtgjørelse.
- Kjørerute og antall kilometer skal noteres i skjemaet hvis dette er aktuelt.
- Norbrygg bruker statens satser for trekkfri kjøregodtgjørelse, i 2025 er det på 3,50 kr/km, pluss 1 kr/km per passasjer.
- Gjør klar alle nødvendige vedlegg.
- Alle utlegg skal dokumenteres med vedlegg. For eksempel hotellkvittering, bussbillett, etc.
- Flere bilag/kvitteringer kan godt være på samme side hvis det er plass
- Bankutskrift/betaling i nettbank er ikke gyldig som bilag. Det skal foreligge kvittering fra kjøpet.
- Samle reiseregningsskjemaet og vedleggene i én PDF-fil.
- Rekkefølgen skal være reiseregningsskjemaet først, og deretter vedleggene i den rekkefølgen de er listet opp i reiseregningsskjemaet.
- Du kan benytte gratis verktøy på nettet for å samle til én fil, f.eks. https://tools.pdf24.org/en/: Velg «Merge PDF», dra og slipp PDF-er og evt. bildefiler, sorter og klikk «Merge», deretter «Download».
- Navngi filen med hva utlegget gjelder samt ditt navn, for eksempel «Reiseregning fylkesledersamling, Navn Navnesen.pdf»
- Send inn den samlede PDF-filen
Skjema som ikke er riktig fylt ut blir ikke godkjent og sendt i retur. Merk at reiseregning alltid skal sendes inn etter at reisen er gjennomført.
Sist oppdatert: 6. juni 2024.